Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 12.05.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Votvas
Korkeakoulunkatu 7, 33720 Tampere
Puh. 020 792 9560
Email: toimisto@votvas.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Jukka Määttä
Puh. 0400 253 747
Email: jukka@votvas.fi

3. Rekisterin nimi

Asiakastietorekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  • henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
  • sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde).

Henkilötietojen käsittelytarkoitus on yleinen asiakassuhteen hoitaminen: tiedottaminen palvelumuutoksista ja palvelun tilasta, yhteydenpito asiakkaaseen sekä markkinointi, mikäli siihen on lupa.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Verkkosivuston yhteydenotto- ja yhteydenottopyyntölomakkeilla, tapaamisissa ja muissa tilanteissa kerättyjä tietoja ei säilytetä, mikäli asiakassuhdetta ei synny.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Muualta hankittavat tiedot ja peruste:

  • YTJ (Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä): Asiakkaan Y-tunnus ja perustiedot.
  • Patentti ja rekisterihallituksen Yhdistysnetti: Asiakkaan rekisterinumero ja perustiedot.
  • Suomen Asiakastieto Oy: Asiakkaan maksukyvyn ja henkilötietojen oikeellisuuden tarkistaminen.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalista aineistoa ei ole.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).


Evästeiden käyttö

Eväste on tietokoneelle tallennettava pieni tekstitiedosto. Votvaksen verkkosivuilla evästetiedostoja käytetään ensisijaisesti parantamaan sivuston käyttökokemusta ja toiminnallisuuksia sekä sivuilla olevan sisällön käytön arviointiin. Vierailija voi kieltää evästeiden tallentamisen muuttamalla käyttämänsä internet-selaimen asetuksia. Lisätietoja tästä löytyy selaimen käyttöohjeesta. Joissain tilanteissa sivuston käyttökokemus saattaa heikentyä evästeiden kieltämisestä johtuen.

Votvaksen verkkosivuilla on yhteyksiä kolmansien osapuolien tuottamiin verkkopalveluihin ja sisältöihin (mm. sosiaalisen median laajennuksia, analytiikkaa). Nämä voivat ladata sisältöä, tietoa ja evästeitä näiden palveluntarjoajien omilta palvelimilta. Tässä tilanteessa kolmas osapuoli voi myös käyttää omia evästeitä omien käyttöehtojensa mukaisesti. Votvas pyrkii aina varmistamaan, että kolmannet osapuolet noudattavat hyviä tietosuojakäytäntöjä sekä voimassaolevia lakeja ja asetuksia.

Kolmansien osapuolten tietosuojakäytännöt:
Google https://policies.google.com/privacy/update?hl=fi